校屬各單位：

檔案是學(xué)校發(fā)展過程中重要的歷史見證和寶貴財(cái)富，為保障學(xué)校檔案管理更加規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)做好本年度的歸檔工作，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、歸檔范圍

陜西科技大學(xué)在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。按照《陜西科技大學(xué)文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求歸檔，具體為以下類別：

1.黨群類 2.行政類 3.教學(xué)類 4.科研類5.外事類

6.設(shè)備類 7.財(cái)會(huì)類 8.基建類 9.出版類10.產(chǎn)品類

11.聲像類12.干部人事類13.其它類

本年度應(yīng)歸檔2020年度及以前產(chǎn)生的各種形式、載體的文件材料，2021年度形成的教學(xué)檔案。

二、歸檔時(shí)間

1.綜合文件：6月底前歸檔。

2.科技類：科研類應(yīng)在6月底前歸檔；基建類應(yīng)在項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

3.教學(xué)類：學(xué)生畢業(yè)后3個(gè)月內(nèi)歸檔。

4.干部人事類:分階段、分批次歸檔。

三、歸檔要求

1.根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向檔案館移交，集中管理，任何個(gè)人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。同時(shí)實(shí)行部門立卷制度，兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)本部門應(yīng)歸檔材料的積累和整理，在檔案工作人員指導(dǎo)下完成打碼、著錄等立卷工作，案卷經(jīng)部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案館檢查、簽字后，移交至檔案館保存。

2.確保歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確和齊全完整，歸檔材料必須是原件。

3.各部門注意留存慶祝建黨百年、脫貧攻堅(jiān)、重要領(lǐng)導(dǎo)蒞臨學(xué)校視察、重要會(huì)議、疫情防控、院史編撰等重大活動(dòng)與突發(fā)事件中形成的各類載體檔案材料，并系統(tǒng)完整歸檔。

4.各部門分管檔案工作負(fù)責(zé)人和兼職檔案員更替時(shí)需做好本部門檔案管理的交接工作，并將變動(dòng)人員情況報(bào)檔案館。

5.注意實(shí)物、聲像檔案的留存歸檔，各部門在重大活動(dòng)中接收的實(shí)物、形成的聲像檔案統(tǒng)一整理移交至檔案館。

6.文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個(gè)頁號(hào)(空白面不編號(hào))，頁號(hào)的位置在每頁材料的右下角（反面為左下角）。

四、聯(lián)系方式

各部門在歸檔過程中如有疑問，請與檔案館聯(lián)系，檔案館將向全校各歸檔部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

郵箱：dag@sust.edu.cn

檔案工作QQ群：163364496

電話：86168271轉(zhuǎn)203

檔案館

2021年5月25日