關于移交2019年檔案的通知

校屬各單位：

根據檔案館工作安排，2019年檔案移交工作現已開始，今年因為疫情的特殊原因，將不再召開檔案工作會議。請各歸檔單位將2019年產生的有保存價值的文件材料整理歸檔，移交檔案館，2019年之前形成的未歸檔案也請盡快整理，補充歸檔。

現將歸檔及移交過程中有關事項通知如下：

一、歸檔范圍

1.2019年1月1日至12月31日期間，學校黨政管理、科研、教學、外事、基建、設備管理、出版、人事等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料，均應歸檔。各單位文件材料歸檔范圍請參照陜西科技大學檔案規章制度匯編《陜西科技大學文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

2.歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料（如照片、光盤等）。各部門參照本部門的《歸檔范圍和保管期限表》，經檔案館檢查無誤后將紙質文件材料和電子版同步歸檔。

3.各單位參照《陜西科技大學實物檔案歸檔辦法》的要求，將應歸檔的獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗等（省級以上）及具有保存價值的實物檔案整理歸檔。

4.新冠肺炎疫情防控檔案資料將設專題歸檔，請各單位將疫情防控期間形成的文件材料，如文字、圖表、照片、聲像、實物、網頁、社交媒體等各種載體和形式的資料，學校層面形成的由校辦統一歸檔，各單位只歸本部門的疫情防控檔案。

二、歸檔及移交要求

（一）紙質檔案歸檔

1.各部門兼職檔案員負責本部門歸檔材料的收集、整理及預立卷工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交檔案館。

2.文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔；教學、財會、科研（專利）、基建、設備等專業性的歸檔材料,以卷為單位進行整理、立卷。

3.歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料分割開或遺漏。

4.紙質檔案的移交

（1）移交檔案時，交接雙方當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收，不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。

（2）歸檔部門移交檔案材料時必須填寫檔案移交清單，移交清單一式二份，經交接雙方簽字后各留一份備查。

（二）聲像檔案歸檔及移交

1.照片檔案

（1）采用紙質、電子同步歸檔，照片需標明時間、地點、人物、事由（事件）、拍攝者等（重大活動及重要事件原則上不超過10張照片）。

（2）兼職檔案員整理好照片后，到檔案館領取照片專用檔案冊，進行檔案預立卷。

（3）制作移交清單，與電子和紙質照片同步歸檔。

2.采訪視頻及其他載體的影像資料

（1）通過檔案管理系統上傳，需標明時間、背景（指對揭示照片影像主題具有一定作用的背景）、地點、人物、事由（事件）、拍攝者等信息。

（2）光盤、U盤等其他載體的影像資料，填寫移交清單進行歸檔。

（三）實物檔案歸檔及移交

學校在重大活動及校領導、職能部門在公務活動中接收的實物檔案；各單位在各類表彰、獲獎、競賽、比賽、評比中獲得省級以上獎勵的證書、獎章、獎牌、獎杯等實物檔案應交移交檔案館保管，兼職檔案員在檔案館網站下載《實物檔案移交清單》，標明實物名稱、規格尺寸、獲贈信息等相關內容，連同實物一并移交檔案館。

三、電子檔案歸檔

2019年12月，檔案館更新了檔案管理系統，進入試運行階段，將在部分兼職檔案員試用后，對全校兼職檔案員進行培訓后分批歸檔。

四、其他

1.各單位兼職檔案員如果在檔案整理中遇到問題，可以通過電話與檔案館聯系。綜合檔案歸檔聯系電話：89296695，聯系人：王娟；實物檔案歸檔聯系電話：86168357，聯系人：李江瑞。

2.各單位歸檔時間截止2020年7月10日。確有特殊原因不能按時歸檔，請及時與檔案館聯系申請延期。

3.為了做好檔案工作，如有機構變動或主管領導及兼職檔案員調整，或新成立機構設兼職檔案員的請及時告知檔案館。

檔案是學校發展的重要歷史見證，請各單位領導及兼職檔案員高度重視，著眼未來，認真負責，及時、完整地將檔案材料移交檔案館。

特此通知

檔案館

2020年5月11日